La majorité des processus réalisés par la plateforme de gestion de la relation client (CRM) numéro un, Salesforce, tournent autour de l’enregistrement, du suivi ou de l’analyse de votre base de données.
Il est essentiel pour les utilisateurs de Salesforce de garder leur base de données propre et organisée.
Chitiz Agarwal vient de proposer sur Forbes.com sept étapes pour maintenir votre instance Salesforce, accessibles ci-dessous.
- Gardez le contrôle sur les prospects qualifiés
Les prospects qualifiés sont les prospects qui ont manifesté leur intérêt pour s’engager avec votre entreprise et qui ont répondu positivement à vos messages marketing. Cependant, ces prospects ne se sont pas encore convertis en clients à part entière.
Si vos prospects qualifiés sont dans votre base de données pendant une longue période sans progresser de manière souhaitable, ils ne font que bloquer votre base de données. Assurez-vous de surveiller la façon dont vous définissez les prospects qualifiés et limitez votre base de données aux prospects qui semblent progresser favorablement. Idéalement, les prospects qualifiés qui sont dans la base de données pendant plus de 90 jours peuvent être supprimés.
- Débarrassez-vous des enregistrements en double
Les enregistrements dupliqués dans votre base de données sont susceptibles de ralentir vos processus métier et d’affecter négativement vos rapports et analyses. Il est conseillé de fusionner ou de supprimer les enregistrements en double qui ne sont pas requis dans votre base de données.
Si vous souhaitez automatiser le processus de traitement des enregistrements en double, vous pouvez installer des outils tels que Data Cleanse, clean.do ou Cloudingo pour rendre votre travail plus facile et plus rapide.
- Former vos utilisateurs Salesforce
La formation Salesforce est un processus sans fin. Que vous soyez un administrateur, un développeur ou simplement un utilisateur Salesforce, il est important de se former régulièrement.
La formation des utilisateurs Salesforce de votre organisation est un moyen très efficace de garder votre environnement Salesforce propre. Tenez-les informés des derniers outils et plates-formes. Faites-leur comprendre l’importance d’une base de données Salesforce plus organisée. Assurez l’adoption saine de Salesforce pour les nouveaux utilisateurs.
En fin de compte, la nature de votre organisation Salesforce est entre les mains de ses utilisateurs fréquents.
- Supprimez tous les contacts inactifs
Vous aurez toujours des contacts qui cesseront de répondre à vos messages ou d’interagir avec vous après quelques interactions. Ces contacts inactifs affectent le bon fonctionnement de votre organisation Salesforce.
Je conseille de supprimer ces contacts en adoptant la politique «Ne pas réanimer». Ici, vous pouvez définir clairement les critères qui conduiraient à la suppression d’un contact de votre base de données pour être inactif.
- Utilisez vos droits d’administrateur à bon escient
Cette mesure concerne tous les administrateurs Salesforce. Les administrateurs Salesforce détiennent un certain nombre de droits et de responsabilités qui impliquent une gestion efficace des données.
En tant qu’administrateur Salesforce, assurez-vous de bien connaître tous les objets, champs, comptes et profils de votre base de données à tout moment. Soyez toujours conscient des besoins en données des différents services et de la manière dont les données sont traitées par chaque utilisateur Salesforce de votre organisation.
- Gardez vos données de test et de production séparées
Ne faites jamais l’erreur de mélanger vos données de test avec vos données de production clés. Les données de test passent par de nombreux essais et erreurs, et vous ne souhaitez peut-être pas que certaines modifications se reflètent dans votre organisation de production.
Cela peut être fait en augmentant l’utilisation des sandbox, qui sont les copies de votre organisation de production. Les modifications de données effectuées dans les sandbox n’affectent pas les données stockées dans votre organisation de production.
- Débarrassez-vous des faux e-mails
Tous les e-mails stockés dans votre base de données ne sont pas authentiques à 100%. Il y aura toujours des e-mails qui rebondissent et des adresses qui ne peuvent pas être livrées.
Ces e-mails et adresses e-mail ne feront qu’obstruer votre pipeline de ventes et perturber votre gestion des prospects. Débarrassez-vous de ces données indésirables pour garantir un fonctionnement sans tracas de votre instance Salesforce.
Conclusion
Un environnement Salesforce propre rendra toujours votre travail plus facile et plus efficace. D’un autre côté, un environnement encombré et désordonné peut entraîner des processus inefficaces, des rapports défectueux, des analyses inexactes et une variété d’autres problèmes auxquels vous n’êtes pas prêt à faire face.
Pour de meilleurs résultats, effectuez régulièrement un audit Salesforce approfondi pour identifier les ensembles de données qui ne sont pas nécessaires et supprimez-les pour maintenir une organisation Salesforce avec une base de données précise.
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