Comment gérer sa base de données ?
Workshop “En Pratique”
UpCRM soutient les associations depuis sa création en 2013, l’occasion de co-organiser une session pratique avec IMS Luxembourg, autour de la thématique de la gestion de base de données, à destination des associations “Membres Associés” dans le cadre du projet Part&Act.
IMS facilite la collaboration entre le secteur de l’économie sociale et solidaire et ses membres pour décupler l’impact et l’innovation sociale, au travers de transferts de compétences, de partages d’expertise, de mises en relation, etc.
Les organisations ont désormais un nombre croissant d’informations et données à gérer dans le cadre de leurs activités, ce workshop avait pour but de les aider à structurer leur démarche. Ces données sont liées à leurs bénéficiaires, activités, bénévoles ou encore donateurs, données qui peuvent également être à caractère sensible.
Vous avez manqué cette session et vous souhaiteriez en apprendre davantage ?
N’hésitez pas à nous contacter !
Comment stocker ces données, quel usage en faire, comment les partager ?
Cette question a été le fil rouge guidant cette session, abordant les fondamentaux de la création et de la gestion d’une base de données, autour de cet agenda :
1- De quel type de données les associations disposent-elles ?
La nécessité de disposer d’un outil centralisé pour gérer et synchroniser efficacement les relations avec les différentes parties prenantes prend ici tout son sens, les associations rassemblent des informations relatives à leurs :
- Employés et bénévoles,
- Donateurs, opérations de dons et bénéficaires,
- Evènements, campagnes et projets.
L’intérêt des outils dédiés devient de plus en plus fort, ceux-ci comportent également :
- L’intégration avec les emails et le site internet,
- La connexion avec la comptabilité,
- La création de rapports et tableaux de bord détaillés, à jour et fiables
Un outil tel que Salesforce.Org, développé spécifiquement pour les associations, permet de synchroniser les tâches : gestion des contacts, suivi des dons, gestion de projets et de personnaliser la communication. Grâce à une solution intégrée facile et rapide d’utilisation, facile à gérer et économique. En effet, Salesforce.Org propose aux associations des licences gratuites à vie, dans leur version professionnelle complète.
2- ‘Salesforce is keeping our donors and beneficiaries happy’
Cette phrase de Frédéric Haupert – CARE Luxembourg, résume l’intérêt d’utiliser un outil tel que Salesforce.Org pour les associations, autour de trois piliers :
- Gagner des clients,
- Assurer la satisfaction client,
- Trouver de nouveaux clients.
CARE Luxembourg a implémenté Salesforce afin de professionnaliser les procédures et les capacités techniques dans la gestion des projets et l‘encodage / la comptabilité des dons et subventions reçus.
Cette solution particulièrement bien adaptée aux besoins de CARE Luxembourg a permis :
- D’éliminer les sources potentielles de fautes dans l’affectation et la gestion des dons & donateurs,
- La réduction massive de la charge de travail quotidienne,
- Un aperçu en temps réel sur la situation de financement des projets.
3- Et en pratique, que devons-nous considérer ?
Il faut tout d’abord mettre le “coût” managérial de déploiement de cette solution en interne face aux objectifs qu’elle remplit. Il faut en effet définir sa vision à moyen-long terme autour de l’implémentation d’un outil aussi complet que Salesforce.Org puisqu’il ré-aligne les process de la structure. UpCRM conseille cependant de construire la solution progressivement autour des besoins initiaux, puis de la faire vivre et évoluer dans le temps.
Par ailleurs, il est important de gérer le “management du changement” pour impliquer les équipes. Chacun ne percevant pas la technologie de la même manière et n’en attendant pas les mêmes bénéfices.
S’assurer de la qualité des données est primordial afin de disposer d’un outil fiable, de mauvaises données engendrant bien sûr des coûts additionels.
La présentation diffusée lors de cet évènement est disponible sur simple demande.
Pourquoi UpCRM recommande Salesforce.Org ?
Avec plusieurs années d’expérience sur différentes solutions, UpCRM a choisit Salesforce.Com comme la solution la plus complète, intuitive et performante.
Il était donc naturel, puisque UpCRM soutient les associations, de leur proposer la version Salesforce.Org.
En effet, Salesforce :
- Est le leader des solutions CRM depuis 1999,
- La Fondation Salesforce s’est construite dès le départ aurtour du modèle philanthropique « 1 1 1 »,
- Offre des ressources et des outils dédiés aux associations, évolutifs et modulables,
- Permet l’implémentation de multiples flux de travail relatifs aux associations,
- Est une solution basée sur le Cloud, requérant seulement un accès Internet,
- Offre 10 licences Salesforce gratuites à vie.
> Un aperçu de ce que Salesforce.Org gère pour vous :
- Centralise & optimise le traitement des données dans un seul outil,
- Automatise de nombreuses actions :
- Campagnes (marketing, évènementielles, e-news, etc.),
- Gestion des inscriptions, suivi des évènements & envoi de questionnaires et remerciements,
- Documente des fiches pour chaque type de partenaire (donateurs, fournisseurs, associations, sympathisants, bénévoles, etc.),
- Dispose d’un connecteur reliant e-mails & base de données,
- Elimine les sources potentielles de fautes dans l’affectation et la gestion des dons/donateurs,
- Gestion des dons & connexion avec l’organisme bancaire (pas de transfert de données bancaires),
- Offre un aperçu en temps réel sur la qualification et la validation des projets,
- Offre un aperçu en temps réel sur la situation de financement des projets,
- Permet d’élaborer des rapports analytiques en quelques clics.
Vous êtes une association installée à Luxembourg ou sur la Grande Région,
Vous souhaitez en savoir plus sur les solutions de gestion de vos données ?
